Enterprise-Content-Management macht Prozesse schneller, effizienter und hilft, Kosten zu sparen. Aber nicht jedem Unternehmen gelingt es, etablierte Abläufe über Bord zu werfen, meint der ECM-Expertenrat der COMPUTERWOCHE.
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Die größte psychologische Herausforderung bei der Einführung einer ECM-Lösung liegt darin,Bewährtes über Bord zu werfen. Viele Unternehmen versuchen vergebens, an über Jahre hinweg eingeschliffenen Abläufen festzuhalten und diese in der elektronischen Welt abzubilden. Für die Mitglieder des ECM-Expertenrats der Computerwoche ist das ein großer Fehler.
Wer nicht bereit sei, Prozesse anzupassen, könne nicht den vollen Nutzen aus einer ECM-Lösung ziehen.
Chancen für bessere Abläufe
Zwar müssten Anwenderunternehmen nicht auf Biegen und Brechen sinnvolle und eingespielte Abläufe verändern, nur weil sie eine elektronische Lösung einführten. Aber die Bereitschaft zu Veränderungen, darin sind sich die Mitglieder des ECM-Expertenrats der Computerwoche einig, sollte zumindest vorhanden sein.
Prozessdenken ohne Grenzen
Nur wenige Unternehmen wissen nach Ansicht der Experten über die konkreten Abläufe in ihrem Haus Bescheid: Welche Dokumente werden wo und wann benötigt? Wer legt ein Dokument an welchem Ort ab? Wo tauchen Kopien auf, und in wessen Obhut bleiben diese am Ende? Das Problem: Prozessdenken ist zwar vielerorts vorhanden, es begrenzt sich jedoch meist auf das persönliche Arbeitsumfeld oder die Abteilung.
Ein Geschäftsführer habe auf die Frage, welches der größte Nutzen des ECM-Projekts war, geantwortet: Dass wir seit vielen Jahren das erste Mal alle zusammen an einem Tisch saßen und über unsere Prozesse sprachen. Da wurde uns erst bewusst, wie die Firma eigentlich funktioniert.
Nicht den Ist-Zustand abbilden
Einer der ersten Schritte im Rahmen eines ECM-Projekts sollte daher immer sein, alle Prozessbeteiligten an einen Tisch zu bringen, um anhand des konkreten, eng gefassten Problems
den Ist-Zustand zu analysieren. Eine abstrakte Herangehensweise, bei der erst das ganze Unternehmen analysiert wird, ist in der Praxis, wenn es sich nicht gerade um ein Zertifizierungsprojekt handelt, in den seltensten Fällen nötig. Kaum ein Unternehmen plant ein Projekt Prozessoptimierung für sämtliche Geschäftsabläufe.
Kein Unternehmen ist zu klein für Prozesse. Denn schon hinter jeder Akte steckt im Grunde ein Prozess. Wie legt man sie an? Wer hat Zugriff darauf? Wie wird sie übergeben? Dass es sich bei der Aktenbildung auch um Prozesse dreht, sieht der Kunde nicht unbedingt auf den ersten Blick, erklärt Andreas Nowottka, Vorstand der EASY SOFTWARE AG. Weil der Kunde aber oft Angst hat, Prozesse zu verändern, führt man ihn im Projekt über das konkrete Anliegen, wie zum Beispiel die elektronische Akte, an den Veränderungsprozess heran.
Man dürfe sich nicht von der Software lenken lassen, sondern solle nach einer Problemanalyse effiziente Prozesse aufsetzen und erst dann versuchen, sie mit einer geeigneten Lösung zu realisieren.
Schnittstellen zu anderen Lösungen
Ein weiterer häufiger Fehler, den die ECM Experten identifizierten: die Konzentration auf dokumentenlastige Prozesse. Wollen Anwender durchgängige Abläufe gestalten, sind auf jeden Fall weitere Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planing), CRM (Customer-Relationship-Management), Office und andere Applikationen einzubeziehen und Schnittstellen zu diesen Lösungen in Betracht zu ziehen.
Auf jeden Fall führt der Übergang zu Enterprise 2.0, also dem unternehmensweiten Einsatz von Social Media und Web-2.0-Tools zum Wissens-Management, dazu, dass viele Prozesse eine Rolle spielen, die von den traditionellen Softwareprodukten nicht mehr abgedeckt werden.
Erfahrung anderer nutzen
Manches klingt, als wäre die Installation eines ECM-Systems eine langwierige Angelegenheit, die im Unternehmen keinen Stein auf dem anderen lässt. Diesen Eindruck möchten die Mitglieder des ECM-Expertenrats der Computerwoche aber keinesfalls aufkommen lassen. Dass viele Anbieter fertige, oft schon an die Bedürfnisse spezifischer Branchen angepasste Lösungen im Programm haben, erleichtere nämlich die notwendige Veränderung und Modernisierung der Abläufe.
Selbst wenn sich konfektionierte Lösungen nicht eignen, muss man das Rad nicht noch einmal erfinden.
Quelle: COMPUTERWOCHE
