EASY - xBASE®
Electronic Messaging ist das Kommunikationsmedium unserer Informationsgesellschaft - schnell, effizient, direkt. Kein modernes, international operierendes Unternehmen kann auf den Einsatz einer elektronischen Kommunikationsplattform verzichten. E-Mail, Gruppenterminplan, Aufgabenmanagement, Workflow oder Echtzeitkonferenz, auf Basis des MS Exchange-Servers lässt sich der gesamte Informationsfluss eines Unternehmens organisieren. Wer aber verwaltet die stetig wachsenden Datenmassen? EASY-xBASE archiviert nicht nur vollautomatisch und regelgesteuert den gesamten Mailverkehr Ihres Unternehmens revisionssicher und bequem in einem EASY-ARCHIV, sondern auch Kontakte, Notizen, Aufgaben und Termine, inklusive anhängender Dokumente und Dateien. Die Daten werden direkt von Ihrem MS Exchange-Server archiviert und für die Volltextrecherche aufbereitet.
So bleibt die Anzahl der online gehaltenen Objekte überschaubar. EASY-xBASE verbessert die Performance Ihres Mail-Servers und erleichtert die Administration.
EASY for mySAP.com
Archivierung nach SAP-Standard- Unterstützung aller SAP-Objektarten
- Unterstützung sämtlicher Ablageszenarien
- Skalierbar durch drei Integrationsstufen
- Vollständige SAP-Zertifizierung für 4.5
SAP zertifiziert
EASY for mySAP.com, die neue Produktlinie innerhalb des bewährten Produktportfolios EASY-ENTERPRISE, unterstützt den vollen Leistungsumfang der Basisschnittstelle SAP ArchiveLink. Dadurch profitiert der SAP-Anwender von der umfassenden Funktionalität von EASY-ARCHIV im SAP-Umfeld. SAP-Dokumente aus den unterschiedlichen Modulen werden erfasst, revisionssicher abgelegt und stehen jederzeit zur Anzeige und Auswertung in SAP R/3 zur Verfügung. Neben dieser Integration kann der Anwender auf das gesamte Leistungsspektrum von EASY-ENTERPRISE zugreifen. Mit der Zertifizierung für die aktuelle SAP ArchiveLink Schnittstelle 4.5 ist eine wesentliche Voraussetzung für die Integration in den mySAP Workplace geschaffen.
Drei Integrationsstufen
EASY for mySAP.com bietet dem SAP-User drei sich ergänzende Integrationsstufen an: Level 1, Level 2, SAP Retrieval.
EASY for mySAP.com, Level 1 nutzt sämtliche technische Features der SAP-Standard Schnittstelle ArchiveLink. So können u.a. Drucklisten, Eingangs- und Ausgangsdokumente sowie Archivdateien auf optischen Speichermedien archiviert werden.
Level 1 unterstützt sämtliche SAP-Formate wie z.B. Drucklisten (ALF), Aus-gangsdokumente (PDF), Archivdateien (REO) und Eingangsdokumente (FAX). Darüber hinaus können auch viele anwenderdefinierte Formate wie z.B. Microsoft Word (DOC) einfach direkt aus SAP R/3 heraus abgelegt werden. Bei der Ablage werden alle Szenarien unterstützt.
EASY for mySAP.com, Level 2 bietet über den Leistungsumfang von Level 1 hinaus die Möglichkeit, über die gewohnt schnelle und komfortable Volltextrecherche von EASY-ARCHIV sämtliche optisch archivierten Belege und Dokumente zu recherchieren und anzuzeigen. Die Recherche wird hierbei ausschließlich mit den in EASY-ARCHIV enthaltenen Indexbegriffen durchgeführt; ein Zugriff auf den SAP-HOST entfällt.
EASY for mySAP.com, SAP Retrieval erlaubt eine Recherchetransaktion, mit der aus dem SAP GUI heraus in beliebigen EASY-Archiven nach Dokumenten gesucht werden kann - also auch in solchen Archiven, die keine SAP R/3-Daten enthalten. Der Suchdialog erfolgt im Look & Feel der gewohnten SAP R/3-Umgebung. Eine Installation von EASY-ARCHIV auf dem Client ist nicht notwendig.
SAP Retrieval ist eine ideale Ergänzung zu den anderen EASY-Modulen, kann aber auch problemlos stand-alone eingesetzt werden.
SmartLink - die optimale Lösung für die Massendatenerfassung
SmartLink ist eine sinnvolle Ergänzung zu dem Standard SAP-Szenario "Zuordnen und Ablegen", die es möglich macht, einen bestehenden SAP-Buchungssatz nachträglich einem Archivdokument zuzuordnen. SmartLink archiviert Belege mit geeigneten Indexbegriffen mit einer für EASY for mySAP.com - Level 1 geeigneten Feld-struktur. Anschließend wird beim Archivieren eine "Protokolldatei" mit den für SAP wichtigen Indexfeldern und einer eindeutigen Dokument-Nummer von EASY-ARCHIV ausgegeben. Diese Protokolldatei wird nun vom eigentlichen SmartLink gelesen und aufgrund einer customizebaren Kombination der Indexbegriffe werden die SAP-Belege ermittelt, die zu dem archivierten Dokument passen. Der Anwender hat nun die Möglichkeit, durch einfaches Mausklicken den richtigen SAP-Beleg dem archivierten Beleg zuzuordnen. Zusätzlich kann der Batch-Modus angewendet werden. Hierbei werden sofort allen eindeutig identifizierten Belege automatisch zugeordnet. Belege, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, werden zur manuellen Nachbearbeitung zurückgestellt.
EASY - for Lotus Notes
EASY-ARCHIV for Lotus Notes ermöglicht die professionelle Anbindung von EASY-ARCHIV an eine Lotus Notes /.domino Umgebung. Dabei können Lotus Notes Dokumente direkt aus Notes heraus archiviert und anschließend recherchiert werden. Die Notes Datenbank wird so von nicht permanent benötigten Datenbeständen entlastet, ohne daß auf einen schnellen und komfortablen Zugriff auf diese Daten verzichtet werden muß.
EASY-ARCHIV for Lotus Notes bildet die ideale Schnittstelle für die Archivierung von Notes Dokumenten. Zusammen mit EASY- ARCHIV erhält der Anwender eine integrierte DMS-Lösung für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente. Da sowohl EASY- ARCHIV als auch Lotus Notes auf einer Volltextdatenbank basieren, kann der Notes Anwender ohne Umgewöhnung die Möglichkeiten und Vorteile der Volltextindizierung und -recherche nun auch für sein Langzeitarchiv nutzen.
Intelligente Dokumentenerfassung- und Übergabe nach Lotus Notes
Der Exportservice für Lotus Notes ermöglicht die einfache Übergabe der in EASY-CAPTURE erzeugten Dokumente in eine beliebige Lotus Notes Datenbank. Aus Mappen bzw. Heftungen in EASY-CAPTURE werden dabei Dokumente in Lotus Notes erstellt. Durch den bevorzugten Einsatz in EASY-CAPTURE wird es ermöglicht, Massendaten nach Lotus Notes zu übergeben. Die in EASY-CAPTURE bereits verwendeten Szenarien (z.B. Barcodeerkennung, Automatische Indexierung oder OCR) können weiterhin als Grundlage vor der Übergabe nach Lotus Notes verwendet werden. In EASY-CAPTURE werden Dokumente stapelweise erfasst, verschlagwortet und geheftet. Durch den Exportservice können diese Daten in Lotus Notes Datenbanken komfortabel transferiert werden. Aus jeder einzelnen Heftung wird dabei ein Notes-Dokument erzeugt. Zuvor erfasste Indexdaten werden in entsprechende Felder der entsprechenden Notes-Dokumente geschrieben. Die zu einer Heftung gehörigen Dokumente werden dabei an das Notes-Dokument angehängt. Anschließend stehen sämtliche transferierten Daten eigenständig in der Notes-Datenbank zur gewohnten weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Komfortables Scannen aus Lotus Notes
In vielen Fällen finden Dokumente papierbasiert den Weg in die Unternehmen. Diese Dokumente müssen den Projekten und den Vorgängen zugeordnet werden. Die EASY Scanfernbedienung für Lotus Notes stellt eine schnelle und komfortable Scanfunktion aus jeder beliebigen Notesdatenbank zur Verfügung. Die Scanfunktion kann jederzeit nachträglich mit wenigen Handgriffen in vorhandene Ansichten und/oder Dokumente eingefügt werden. Die Besonderheit: Der Anwender braucht seine gewohnte Arbeitsoberfläche unter Lotus Notes nicht zu verlassen.
WEB@rchiving
EASY-ARCHIV macht WEB@rchiving möglich. So wird über das integrierte Web-Portal (z.B. myEASY.de) die revisionssichere elektronische Archivierung von Daten und Dokumenten (CI/NCI) aller Art zum Beispiel über das Internet möglich. Belege wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder sonstige Korrespondenz werden im Unternehmen mit einem Scanner erfasst, mit Schlagworten versehen und anschließend an das Rechenzentrum übermittelt. Sie stehen Ihnen dort jederzeit für Recherchen zur Verfügung. Spooldaten, wie Ausgangsrechnungen oder Kontenschreibungen können mit einer entsprechenden Archivschnittstelle automatisch übernommen werden.
