Schreiben des Bundesfinanzministeriums:
Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Was besagt die neue Verordnung?
Ab dem 01.01.2002 wird die Finanzverwaltung das Recht haben, im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen Einsichten in die datenverarbeitungsgestützte Buchführung des Steuerpflichtigen zu nehmen und gespeicherte Daten auch elektronisch zu prüfen ( §146, Abs. 6 AO ). Um Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu gewährleisten, ist in Zukunft derjenige zur revisionssicheren elektronischen Archivierung verpflichtet, dessen Buchführung EDV-gestützt ist. Mit anderen Worten: was elektronisch erstellt und bearbeitet wird, muss auch elektronisch revisionssicher archiviert werden.
Wer wird zur elektronischen Archivierung verpflichtet?
Grundsätzlich ist bundesweit jedes Unternehmen von dem neuen Gesetz betroffen, das seine Buchführung EDV-gestützt abwickelt. Da dies mittlerweile für nahezu jeden deutschen Betrieb gilt und unabhängig von Mitarbeiterzahl und Umsatz ist, wird es auf dem DMS- und Archivierungsmarkt bald sehr turbulent zugehen. Denn während vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum Großkonzern zunehmend computergestützt Buch geführt wird, verfügen nach wie vor nicht einmal 10 % aller Unternehmen über ein elektronisches Archiv.
Welche Auswirkungen hat dieses Gesetz für Ihr Unternehmen?
Mit Beginn des Jahres 2002 genügt es nicht mehr, steuerlich relevante Unterlagen in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufzubewahren: Alle originär digitalen Dokumente müssen elektronisch archiviert werden. Nur so ist sichergestellt, dass auch nach 10 oder mehr Jahren eine strukturierte und system-unabhängige Auswertung der unveränderlichen Daten möglich ist.
Welche Lösungen bietet EASY-ARCHIV an?
EASY-ARCHIV deckt nicht nur jede steuerlich relevante Vorschrift, sondern auch jede der vom Bundesfinanzministerium vorgesehenen Darbietungsmethoden ab. EASY-ARCHIV ist die ideale Lösung für Unternehmen, die zukünftig auf digitale Betriebsprüfung vorbereitet sein wollen. Archive beliebigen Umfangs können problemlos eingerichtet und alle im Geschäftsjahr anfallenden Dokumente und Daten eingepflegt werden. Nicht steuerrelevante Daten hingegen lassen sich über den Mappenklassenschutz bereits im Vorfeld vor unerwünschtem Zugriff absichern. Auch die Umstellung bereits bestehender Archive bereitet keine Schwierigkeit, denn die intex Informations-Systeme erledigt die Umstellung, Anpassung oder Neueinrichtung dieser Archive für sie.
EASY-ARCHIV ist ein Standardprodukt, das sich besonders einfach installieren und konfigurieren lässt. Es zeichnet sich durch unternehmensgerechte Skalierbarkeit aus.
