Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist traditionell sehr ineffizient - Gibt es heute schon leistungsfähige Systeme, um bisher verstecktes Optimierungspotential zu aktivieren?
Wir bieten Ihnen praxiserprobte Lösung zur Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit unseren iCenter for Microsoft Dynamics NAV, SAP, PSIpenta und anderen ERP-Systemen:
Den Rechnungseingang automatisieren und steuern
Unsere Automatisierung der Rechnungsverarbeitung bildet Ihren Rechnungseingang und Rechnungsgenehmigungsprozess vollständig ab und automatisiert sie. Kreditor-Sachbearbeitern steht damit eine Steuerzentrale mit allen für die Rechnungsverarbeitung relevanten Daten zur Verfügung. Alle Bearbeitungsschritte können hier entweder direkt ausgeführt oder gesteuert werden. Ihre Daten bezieht diese Invoice-Lösung im ersten Schritt aus einer Hochleistungstexterkennung.
Rechnungsprüfung im Hintergrund
Die automatisierte Rechnungsverarbeitung ermöglicht auch bei der Rechnungsprüfung einen hohen Automatisierungsgrad. Denn die Rechnungen werden im Hintergrund mit der Bestellung, bzw. dem Wareneingang verglichen und bei Übereinstimmung gleich als Buchungsvorlage in Microsoft Dynamics NAV, SAP, PSIpenta oder anderen ERP-Systemen bereitgestellt. Natürlich können alle relevanten Stamm- und Bewegungsdaten wie etwa Bestellungen, Kreditorenstammdaten sowie Kostenobjekte wie Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger wie gewohnt zur Kontrolle eingesehen werden.
Routinen auch bei Abweichungen
Bei Preis- oder Mengenabweichungen können die Rechnungen bereits bei der Erkennung und Validierung überprüft werden oder einen besonderen Prüfungs-Workflow durchlaufen. Die Einkäufer können dann entscheiden, ob sie die Preis-, beziehungsweise Mengenabweichung akzeptieren. Es werden Über- oder Unterlieferungen sowie Sammelrechnungen erkannt, sowie auch Eingangsrechnungen ohne direkten Bestellbezug und Einkaufsgutschriften verarbeitet. Unsere Lösung sichert über den gesamten Prozess hinweg größte Transparenz. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung vereinfacht auch die manuelle Rechnungsprüfung. Sie können kontieren, Workflows für den Genehmigungsprozess anstoßen und die Erzeugung des Buchungsvorschlags manuell oder am Ende des Prozesses automatisch vornehmen.
Web-Workflow
Der Web-Workflow basiert auf EASY DOCUMENTS. Es ist webbasiert, multiplattformfähig und wird ganz einfach im Browser bedient. Sie erhalten einen maßgeschneiderten Best-Practice-Workflow - das heißt, Ihre unternehmensspezifischen Rechnungsgenehmigungsprozesse werden so abgebildet, dass sich alle beteiligten Mitarbeiter darin wiederfinden. Auch nachträglich kann der Workflow mittels Microsoft Visio ganz einfach an veränderte Prozesse angepasst werden. Die flexible Workflow-Engine erlaubt zudem, beliebige weitere dokumentenbasierte Unternehmens-Abläufe zu erstellen.
Rechnungsbearbeitung im Griff
Für die effiziente Rechnungsbearbeitung bietet unsere Lösung die Zentrale für zahlreiche Funktionen:
- Arbeitsvorräte durchsuchen und verwalten
- Monitoring des Genehmigungsprozesses
- Anzeige aller Belegdaten, inklusive des gescannten Bildes
- Modifizieren und Vervollständigen der Belegdaten
- Übergabe von Dokumenten in den Web-Workflow
- Direkte Einsichtnahme in die wichtigsten Daten jedes Belegs
- Anzeige von Bestellung, Lieferschein und Wareneingangsbeleg
- Abgleich der Bestell- und Wareneingangsdaten mit der Rechnung
- Erzeugung einer Buchungsvorlage in Microsoft Dynamics NAV, SAP, PSIpenta und andere ERP
- Für jedes Dokument ist der aktuelle Status jederzeit einsehbar
Ihre Vorteile im Überblick
- Automation: Der gesamte Prozess läuft mit nur wenig manueller Bearbeitung ab, Medienbrüche entfallen daher fast vollständig
- Transparenz: einheitliche Vorgehensweise und hohe Transparenz im Bearbeitungsprozess
- Zentrale Kontrolle: Auf die Originaldokumente (zum Beispiel Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine) und den Genehmigungsprozess kann jederzeit und von überall zugegriffen werden
- Rationalisierung: Der gesamte Prozess wird beschleunigt, Integration des Web-Workflows
- Revisionssicherheit: Rechnungen werden gesetzeskonform aufbewahrt
- Kostenoptimierung: frühe Verfügbarkeit wichtiger Steuerinformationen aus dem Rechnungswesen ermöglicht besseres Cashflow-Management, Einsparungen durch kurze Durchlaufzeiten, volle Skontonutzung
- Investitionssicherheit: Der durchschnittliche ROI liegt bei 10 bis 14 Monaten
